専門商社でバックオフィス業務改革支援(基本リモート)

<関わるサービス> 受注から発注、納品、請求に至るまでの一連のバックオフィス業務全般 <求められていること> ・現状業務フローのヒアリングと可視化、課題の網羅的な洗い出し ・ボトルネックを特定・分析 ・最適な業務改善プランの策定と提案 ※上記がまとまれば引き続き、実行フェーズにおける伴走支援も期待したい ■募集背景 <概要> 今後の取引社数増加を見据え、事業成長に対応できるよう受注〜入金までの業務プロセスを改善したい。 受注から請求までの一連の業務に非効率が生じているが、社内にシステム導入や業務フロー改善に長けた人材がいない。 現状分析から方針策定、さらには実行・導入支援までを一気通貫でお任せしたい。 <現状> ・管理業務：顧客リスト、受注リスト、製品DB等を全てExcelで管理。 　10年以上使用しているファイルもあり、ハイパーリンクで連携しているが動作が重い。 ・業務フロー：受注（FAX, メール, 電話等。FAXが7割）→受注内容をExcelに手入力　　　 　　　　　　　→Excelから紙の発注書を印刷→承認のため回覧→担当者が弥生会計に手打ちで請求情報入力、という流れ。 ※FAX受注は自動PDF格納されている　　　　　　　 ※8割が定型作業、2割程度が新規受注、数量変更、納期変更等のイレギュラー対応 ・体制：バックオフィス業務（受注・在庫管理・出荷等）に3.5名が従事。 　受注担当2名、請求書発行担当1名、在庫管理・出荷担当0.5名（新人営業が研修として兼務）。 ・数値データ：月間納品書発行枚数は約600枚。取引社数は100〜150社。顧客指定の納品書フォーマットも多数存在。 ・ITリテラシー：社内SEは不在で営業管掌取締役が対応。これまで大規模なシステム導入経験は無し。 <課題と目指す姿> ・課題認識：現行フローでは今後の事業拡大に対応不可。 　　　　　　業務の属人化、二重入力の非効率性を課題として認識。 ・目指す姿：受注から請求までを効率化し、手入力を極力無くしたい。 　　　　　　バックオフィス業務を少なくとも3名で回る体制にし 　　　　　　新人（0.5名分）を本来の営業職に専念させたい。 ※働き方： ・月4回1時間程度のMTG＋電話、メール、チャットでのコミュニケーション ・原則リモート、ヒアリング等必要に応じて出社

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